Política de privacidade

EM VIGOR DESDE 5 DE SETEMBRO DE 2026

O CloseAI transcreve reuniões comerciais e extrai delas o que ficou dito. Esta página explica que dados são tratados, com que fundamento, durante quanto tempo, e quem lhes toca. Está escrita a partir do que o programa faz — não de um modelo genérico.

Quem é responsável pelo quê

A empresa que contrata o CloseAI é a responsável pelo tratamento das conversas dos seus clientes: é ela que decide gravar, para quê, e por quanto tempo. Nós somos subcontratante: tratamos esses dados por instrução dela e para as finalidades que ela define.

Isto tem uma consequência prática que convém dizer por extenso: não podemos afirmar que a utilização que a sua empresa faz do CloseAI cumpre o RGPD, porque essa avaliação depende de decisões que são dela. O que podemos afirmar é o que está escrito abaixo, e o que o código impede.

Que dados tratamos

• Eventos do calendário — título, hora de início e de fim, participantes e o link da sala. Pedimos à Google o âmbito calendar.events.readonly, que é só leitura, e o userinfo.email para sabermos que conta ficou ligada. Não escrevemos na agenda de ninguém e não lemos a lista de calendários.
• Transcrição das reuniões — o texto do que foi dito, com o nome de quem falou e o minuto. Não pedimos o áudio: o bot é despachado com a gravação desligada e o que volta para nós é texto.
• Factos extraídos da conversa — requisitos, orçamento declarado, prazos, quem decide, objeções, compromissos. Cada um guarda a frase literal que o prova e o minuto em que foi dita.
• Registo do consentimento — a frase do aviso e a frase da resposta, tal como foram ditas, num registo encadeado que a base de dados não deixa alterar nem apagar.
• Contas de utilizador — endereço de email e a organização a que pertence. Não há palavras-passe: a entrada é por link enviado para o email.

Não tratamos categorias especiais de dados de propósito. Nada no produto infere saúde, opiniões políticas, convicções, vida sexual ou origem étnica de quem quer que seja.

O aviso, e porque é que sem ele não há análise

Em Portugal, gravar palavras não destinadas ao público sem consentimento é crime — artigo 199.º do Código Penal — e cada pessoa na conversa é um ofendido, mesmo que quem grava seja parte nela.

Por isso o produto tem um portão que corre antes de qualquer análise: procura, no próprio transcript, o aviso de que a reunião está a ser transcrita e a resposta afirmativa de quem está do outro lado, ambos nos primeiros 45 segundos. Se não encontrar os dois, a conversa é guardada mas não é analisada, e o motivo aparece escrito no ecrã. Este portão é código determinístico, sem modelo de linguagem pelo meio.

O bot está sempre visível na sala, com o nome CloseAI — a transcrever, durante todo o tempo em que lá está.

O que o produto não faz, e é imposto em código

• Não pontua nem ordena comerciais. Em Portugal, usar meios tecnológicos para controlar o desempenho profissional do trabalhador é contraordenação muito grave (artigo 20.º n.º 1 do Código do Trabalho), e a CNPD disse-o expressamente sobre gravação de chamadas na Deliberação 629/2010.
• Não infere emoções, entusiasmo, confiança nem estado de espírito. Inferir emoções no local de trabalho é proibido pelo artigo 5.º n.º 1 alínea f) do Regulamento Europeu de IA.
• Não guarda o que o modelo devolve sem citação literal verificada contra o transcript. O que não bater é descartado.
• Não usa os dados de nenhum cliente para treinar modelos, nossos ou de terceiros.

Quanto tempo guardamos

• Factos do negócio e transcrições: até 24 meses, ou o fecho do negócio mais o prazo de prescrição aplicável.
• Registos de acesso: 12 meses.
• Registo do consentimento: mantém-se depois de a conversa ser apagada, mas apenas os elementos que provam que o consentimento existiu — sem o conteúdo do que se disse.

Os prazos estão fixados em constantes no código, e não numa definição que alguém possa alterar sem deixar rasto.

Quem mais toca nestes dados

Os subcontratantes ulteriores que o produto usa hoje:

• Vexa — põe o bot na reunião e produz a transcrição.
• OpenRouter — encaminha o texto para o modelo de linguagem que extrai os factos.
• Supabase — base de dados e autenticação, alojadas na União Europeia.
• Vercel — alojamento da aplicação.

A lista está aqui porque tem de estar, e é atualizada quando muda. Um cliente com encarregado de proteção de dados pode pedir-nos o contrato de subcontratação e a lista com os detalhes de localização e transferências.

Dados obtidos através das APIs da Google

A utilização e a transferência, pelo CloseAI, de informação recebida das APIs da Google respeitam a Política de Dados de Utilizador dos Serviços de API da Google, incluindo os Requisitos de Utilização Limitada.

Em concreto, os dados do seu Google Calendar:

• são usados apenas para saber que reuniões existem e para onde mandar o bot;
• não são vendidos, nem partilhados para publicidade, nem usados para publicidade;
• não são usados para treinar modelos de inteligência artificial, nossos ou de terceiros;
• não são lidos por pessoas, salvo com autorização expressa sua, por necessidade de segurança, para cumprir a lei, ou depois de agregados e anonimizados.

A ligação revoga-se de dois lados: no ecrã de Ligações da aplicação, e em myaccount.google.com/permissions. Revogada a ligação, deixamos de ler a agenda no minuto seguinte.

Os seus direitos

Tem direito a saber que dados seus existem, a corrigi-los, a pedir que sejam apagados, a opor-se ao tratamento e a recebê-los num formato legível. Como o responsável pelo tratamento é a empresa que contratou o CloseAI, o pedido dirige-se primeiro a ela — e nós somos obrigados a ajudá-la a cumpri-lo.

Quando um apagamento é pedido, ele é executado em cascata e fica registado passo a passo. O que sobrevive é a prova de que houve consentimento, sem o conteúdo da conversa.

Pode sempre reclamar junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados, cnpd.pt.

Contacto

Para qualquer questão sobre esta política ou sobre dados pessoais: privacidade@closeai.pt.

Alterações

Quando esta página mudar, muda a data no topo. As versões anteriores ficam no histórico do repositório onde o produto é escrito, e podem ser pedidas.